Work-Life-Balance im Homeoffice: Wie bringt man Wohnen und Arbeiten effektiv unter einen Hut?

Als Deutschland im April 2020 in den Lockdown ging, richtete sich jeder vierte Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz daheim ein. Doch aktuelle Zahlen zeigen: Die Anzahl der Homeoffice-Beschäftigten sinkt seitdem wieder.

Geblieben ist die Diskussion um Sinn und Unsinn des Büros daheim:

• Was macht ein gutes Homeoffice aus?
• Welche Bedingungen braucht Produktivität?
• Ist ein Firmen-Laptop genug der Digitalisierung?

Wir laden zur Besprechung!

Heimarbeitsplätze wurden schon vor der Pandemie als wichtiges Puzzleteil für eine ausgewogene Work-Life-Balance gehandelt. 60 Prozent der deutschen Arbeitnehmer könnten potenziell von daheim arbeiten, schön davon träumen, direkt vom Küchen- an den Schreibtisch zu wechseln. Wir meinen: Das hört sich entspannt an – und auch die Umwelt würde durch den geringeren Verkehr merklich entlastet.

Bleibt die Frage: Woran lag es, dass vor Corona nur rund vier Prozent der Arbeitnehmer von daheim aus zum Dienst antreten durften?

Man muss es ehrlich sagen: Zu einem erheblichen Teil liegt die „Schuld“ dafür bei den Arbeitgebern. Auch wenn das Wort vielleicht ein wenig zu hart für den tatsächlichen Sachverhalt gewählt sein mag. Es war nämlich so: Nach dem Härtetest im Jahr 2020 fühlten sich viele Entscheider in ihrem Misstrauen gegenüber dem Homeoffice eher bestätigt denn widerlegt. In einer ifo-Umfrage im November 2020 erklärten so auch die meisten Arbeitgeber, dass ihre Mitarbeiter (zumindest dem Gefühl nach) von zu Hause aus keineswegs produktiver seien.

Ein besseres Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber könnte demnach einer der Schlüssel für mehr Homeoffice-Akzeptanz (auf beiden Seiten) sein. Übrigens auch dann, wenn es Chefs oder Chefinnen gibt, die Log-Zeiten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ins Betriebsnetzwerk kontrollieren. Eine wirklich durchgängige, medienbruchfreie Überwachung ist beim Heimarbeitsplatz dagegen ohnehin (meist noch) nicht möglich – und auch nicht erlaubt. Das heißt auf der anderen Seite allerdings nicht, dass Sie nun Privates in der Arbeitszeit erledigen könn(t)en oder soll(t)en. Denn: Wer das tut, begeht so genannten Arbeitszeitbetrug. Und das wäre ein Grund für eine fristlose Kündigung. Ouch.

Vorteile von Homeoffice – oder: Warum sich das Arbeiten zu Hause lohnen kann!

Der Kampf ums gegenseitige Vertrauen lohnt aber nicht nur deshalb. Denn gerade dann, wenn der eigene Arbeitsweg sehr lang ist, kann das Homeoffice für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin einen enormen Gewinn an Lebensqualität bedeuten und die Work-Life-Balance spürbar steigern. Umgekehrt können Firmen ein Beschäftigungsverhältnis mit Fachkräften aus anderen Städten oder gar Ländern in Betracht ziehen, für die ein Umzug nicht in Frage käme.

Nicht wenige hoffen zudem, dass das Thema „Homeoffice“ auch den Wohnungsmarkt verändern könnte. Denn wer nicht in die Stadt pendeln muss, für den sind Wohnlagen in Randgebieten ungleich attraktiver. Übrigens für viele ein so entscheidender Faktor, dass wir dem gleich einen ganzen „Aus-der-Stadt-ins-Eigenheim“-Ratgebertext gewidmet haben.

Experten gehen davon aus, dass es in Deutschland mehr als 350 Millionen Quadratmeter Bürofläche gibt. Wenn diese nur in kleinen Teilen zu Wohnungen umgenutzt würden, brächte das gerade in den Ballungszentren wie München oder Hamburg erhebliche Erleichterung auf dem angespannten Wohnungsmarkt.

Arbeitgeber und/oder Arbeitnehmer: Wer kann wen zur „Heimarbeit“ zwingen?

Gleich mal vorweg: Wer nicht im Homeoffice arbeiten möchte, kann dazu in der Regel auch nicht gezwungen werden! Ist die Arbeit von zu Hause nicht vertraglich festgelegt, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz stellen. Anders sieht es aus, wenn wie durch die Pandemie die Gesundheit der Arbeitnehmer im Großraumbüro durch mögliche Infektionen gefährdet ist. In einem solchen Fall ist der Arbeitgeber nämlich sogar verpflichtet, die Mitarbeiterzahl vor Ort zu reduzieren oder das Büro komplett zu schließen.

Es ist also wenig verwunderlich, dass ausgerechnet in den vergangenen Pandemie-Monaten vielen Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen auch hierzulande (oft erstmals) die Nachteile des Homeoffice wirklich bewusst geworden sind. Als besonders negativ wurde in den meisten Fällen der ausbleibende, direkte Kontakt zu Arbeitskollegen empfunden. Doch auch schlechte Internetanbindung, schwerfällige Organisations- und Freigabeprozesse sowie die ungenügende Trennung von Arbeits- und Lebensbereich lastete vielerorts schwer auf dem Haus- bzw. Homeoffice-Segen.

Glücklicherweise glänzt das Web aber mittlerweile mit zahlreichen Tipps, wie man sich ohne sozialen Kontakt und Kontrolle am besten im Homeoffice organisiert.

Sie sehen: Grundvoraussetzungen für die erfolgreiche Arbeit zu Hause sind Disziplin und die Fähigkeit, sich in den eigenen vier Wänden für die anstehenden Aufgaben gut genug zu organisieren und zu motivieren. Wie das geht, erklären wir Ihnen jetzt.

„Ordentliche“ Arbeitsbedingungen sind auch am Heimarbeitsplatz elementar

Eine gute Organisation – das fällt leichter, wenn der Heimarbeitsplatz professionell eingerichtet ist. Dazu gehören auf jeden Fall:

• ein ausreichend großer (vielleicht sogar höhenverstellbarer) Schreibtisch
• ein ergonomischer Stuhl
• adäquates Arbeitsgerät (Telefon, Headset, großer Monitor, leistungsfähiger Laptop etc.)
• gute Rahmenbedingungen und angemessene Infrastruktur (Internetanbindung, abgetrennter Arbeitsbereich etc.)

So sollte der Arbeitsplatz möglichst in einem Raum sein, in dem man sich von störenden und ablenkenden Einflüssen effektiv abschotten kann. Doch leider ist die Herausforderung, Kinderbetreuung und Vollzeitjob im heimischen Arbeitsalltag unter einen Hut zu bringen, für viele gestresste Heimarbeiter einfach nicht zu schaffen. Vor allem Mütter gaben bei einer Befragung Ende April 2020 an, dass sie sich der Doppelbelastung aus Job und Kindern in der Corona-Pandemie kaum gewachsen fühlten – und die eigene (Arbeits-)Produktivität darunter leide.

Wer also noch immer die Hoffnung hat, im (oder gar: durch) Homeoffice alles unter einen Hut zu bekommen, geht ein großes Risiko ein. Denn natürlich werden Sie in Ihrem Unternehmen an der Qualität Ihrer Arbeit und nicht Ihren Lebensumständen (und dem Grad der Ablenkung durch Ihr Privatleben während des Arbeitstags) gemessen!

Neben einem ruhigen Arbeitsplatz zählt auch eine gute Internetanbindung zu den Voraussetzungen, um dem eigenen Anspruch und dem des Arbeitgebers gerecht zu werden. Nur so können zum Beispiel Videokonferenzen den direkten Kontakt vor Ort zumindest zum Teil ersetzen. Auch ein hochwertiges Mikrofon als auch eine gut auflösende Webcam gehören dazu.

Übrigens: Sofern das Homeoffice nicht nur eine freiwillige Option ist, müssen Arbeitgeber die anfallenden Kosten für diese Ausstattung übernehmen! Dazu zählen sowohl das Mobiliar als auch laufende Kosten für Strom, Telekommunikation und Miete. In der Regel wird dafür eine Pauschale gezahlt, die sich aber an den tatsächlich anfallenden Kosten orientieren sollte. Was Sie aber unbedingt bedenken sollten: Räumt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer lediglich die Möglichkeit ein, statt an der Betriebsstätte in den eigenen vier Wänden zu arbeiten, entfallen jegliche Erstattungsansprüche!

Videokonferenz-Faustregel: Gut „gestaged“ ist halb gewonnen!

Sorgen Sie dafür, dass der Hintergrund Ihres Heimarbeitsplatzes für Videokonferenzen und virtuelle Meetings geeignet ist. (Zu) private Fotos oder andere Dinge, die nicht für die Augen Ihrer Arbeitskollegen bestimmt sind, sollten verschwinden. In vielen Videokonferenz-Clients, wie Zoom oder Teams, lassen sich deshalb inzwischen auch digitale Hintergründe einrichten, die das reale Chaos hinter Ihnen ersetzen – und somit für mehr Privatsphäre sorgen.

Dennoch sollten Sie sich nicht hundertprozentig auf diese Funktion verlassen, um peinliche Situationen vermeiden. Es schadet also nicht, Ihre „Rückansicht“ am Heimarbeitsplatz mit ein paar ausgewählten (!) Accessoires etwas zu „pimpen“:

• einheitliche Wandfarbgebung (nach Möglichkeit nicht einfach „weiß“)
• ein Regal mit ausgesuchten (Fach-)Büchern
• „echte“ Bilder oder neutrale private Fotos in Bilderrahmen

Gerade wenn der Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden lange und regelmäßig genutzt wird, sollte dem Thema „Ergonomie“ ebenso viel Beachtung geschenkt werden, wie im Großraumbüro. Sparen Sie nicht an einem guten Bürostuhl und lassen Sie sich dazu gegebenenfalls beraten. Wer unter Rückenbeschwerden leidet, sollte über einen elektrisch verstellbaren Schreibtisch nachdenken. Der lässt sich alternativ auf eine Höhe fahren, in der man zeitweise stehend arbeiten kann. Es kommt dabei nicht auf die eine oder andere Position, sondern vor allem auf die Abwechslung in der – körperlichen – Arbeitshaltung an.

Auch im Homeoffice wichtig: Pausen machen!

Immer eine gute Idee für Konzentration und allgemeines Wohlbefinden: Legen Sie auch im Homeoffice regelmäßige Pausenzeiten fest und lassen Sie sich gegebenenfalls mit einem Wecker daran erinnern. Zu Hause wird schließlich kein Kollege am Nebentisch dazu auffordern, mit ihm oder ihr in die Kantine zu gehen. Auch der Weg zum Drucker oder ins Nachbarbüro entfällt. Daher ist es umso wichtiger, sich an kurze Pausen zu halten, ein paar gesunde Schritte zu gehen oder zwischendurch ein paar Dehnübungen zu machen.

Neue Homeoffice-Pauschale: Arbeitszimmer, Arbeitsplatz oder ganz anders?

Auch gesetzlich hat sich durch die Pandemie übrigens gehörig was getan. Denn um den häuslichen Arbeitsplatz steuerlich geltend machen zu können, darf zwar das Arbeitszimmer auch zu maximal zehn Prozent privat genutzt werden. Zudem muss es Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit sein. Sofern kein anderer Arbeitsplatz für die Ausübung der beruflichen Tätigkeit zur Verfügung steht, sind die Kosten für den Homeworking-Raum dann aber voll abzugsfähig. Alternativ können bis zu 1.250 Euro jährlich (pauschal) geltend gemacht werden.

Doch was gilt, wenn der Platz für ein separates Arbeitszimmer einfach nicht vorhanden ist? Hier hat der Gesetzgeber mittlerweile gehandelt und sinnvoll nachgebessert:

Da vor allem die räumlichen Bedingungen für viele Arbeitnehmer während der Pandemie-Zeit nicht zu erfüllen waren, wurde eine neue Homeoffice-Pauschale entwickelt. Verfügt der Arbeitnehmer über kein Arbeitszimmer, so lassen sich die Kosten für die Jahre 2020 und 2021 dennoch mit bis zu 600 Euro pro Jahr absetzen. Das ist vor allem für diejenigen interessant, die ihren Heimarbeitsplatz provisorisch in einer Raumecke oder auf dem Küchentisch eingerichtet haben.

So, jetzt wissen Sie Bescheid. Doch je „exzessiver“ man die eigenen vier Wände nutzt, desto stärker drängt sich auch die Frage nach dem eigenen ökologischen „Hausabdruck“ auf. Was es darüber zu wissen gibt – und wie Ihnen Ihr ökologisch optimiertes zu Hause so richtig viel Freude machen kann – erfahren Sie in unseren nächsten Ratgebertexten.